Come usare l'Emergent Task Planner per pianificare la giornata

Introduzione

Tra una settimana hai la scadenza per un progetto o per un compito: potresti iniziare ora e portarti avanti, però c'è quella serie su Netflix che ti ha preso un sacco e ti ha lasciato col fiato sospeso alla fine dell'ultimo episodio. Il progetto è importante, sì, però c'è ancora una settimana di tempo per finire. Oltretutto, sei già seduto sul divano, Netflix è a portata di mano, mentre per iniziare a studiare dovresti alzarti, preparare la scrivania...

Quante volte ti sei ritrovato anche tu in questa situazione? Beh, se sei una persona come le altre, penso un sacco: si chiama procrastinazione, ed è la peggior nemica di ogni forma di produttività.

Sei uno studente e vuoi essere più produttivo nello studio? Sei un freelancer e vuoi organizzare meglio i lavori per i tuoi clienti? Hai un business da mandare avanti e vuoi gestire meglio il tempo nel corso della giornata?

Qualunque sia il tuo lavoro, se vuoi essere più produttivo ed organizzato nel corso della giornata e raggiungere i tuoi obiettivi, senza procrastinare, allora questa guida fa per te! Continua a leggere per scoprire come, grazie all'aiuto di un semplice strumento.

Siamo umani, ed è scientificamente provato che siamo degli esseri viventi molto pigri. La procrastinazione tormenta un grande numero di persone: nello studio, nel lavoro, tutti almeno una volta (magari fosse solo una!) ne abbiamo sofferto.

Degli studi hanno rilevato che, in ambito universitario,tra l'85 e il 90% degli studenti procrastina in qualche modo nello studiare, e il 70% ammette di avere questo problema.

Non pensate di essere i soli ad avere questo problema: anche le persone più di successo hanno spesso problemi a rimanere produttivi durante l'arco di tutta la giornata, dalla mattina alla sera.

La differenza è che loro hanno trovato dei metodi, una serie di strumenti, che li aiutano a mantenere la concentrazione. Non sono formule magiche e neanche sostanze dalla discutibile provenienza. Sono metodi che tutti possono applicare, anche tu che stai leggendo: basta solo determinazione e costanza, alla chiave di quasi tutte le cose.

Perchè non riusciamo ad essere produttivi?

Il fenomeno della procrastinazione è così diffuso nella popolazione che è stato soggetto di un gran numero di studi. Molti hanno cercato di capire cosa ci sia alla base e perchè le persone non riescano ad essere quasi mai produttive come vorrebbero.

I motivi per i quali tendiamo spesso a rimandare i nostri doveri sono moltissimi.

Per la mia esperienza personale, procrastiniamo perchè:

• Preferiamo ciò che ci porta un effetto concreto e immediato

• Abbiamo paura di fallire

• Temiamo il giudizio altrui

• Siamo perfezionisti

Adesso, andiamo a vedere questi motivi uno per uno.

Concreto vs Astratto

Il genere umano si è evoluto in maniera esponenziale durante la sua esistenza, dall'era della pietra fino ad oggi: tuttavia, il nostro cervello è quasi identico a quello che avevamo decine di migliaia di anni fa.

Non siamo progettati per immaginare cose astratte e il nostro cervello preferisce di gran lunga le cose concrete.

Tu mi dirai, questo cosa c'entra con il procrastinare? C'entra eccome: noi, come esseri umani, abbiamo, proprio per questo motivo, una inclinazione a preferire le azioni che ci danno un piacere immediato, tangibile, rispetto a quelle il cui effetto è visibile solo più avanti nel futuro e sono più complicate.

Andiamo a vedere come questo concetto si applica nella vita di tutti i giorni con un esempio.

Esempio

Devi preparare un progetto per il lavoro, oppure per l'università, che molto probabilmente non sarai in grado di completare in una sola seduta e ti occuperà molto tempo. Per iniziare, dovresti organizzare tutto il lavoro, preparare la scrivania, decidere da cosa iniziare e finalmente cominciare. Non sai neanche quando finirai, e molto probabilmente alla fine della giornata avrai completato solo una frazione del progetto finale.

Dall'altra parte, invece, abbiamo la TV: per accenderla ti bastano 10 secondi, e immediatamente riceverai una scarica di dopamina, il neurotrasmettitore che dà la sensazione di piacere e ricompensa.

Quale delle due opzioni pensi che tu sia più incline a scegliere? Chiaramente la seconda: molto più facile, effetto immediato e tangibile, sensazione istantanea di piacere.

La paura di Fallire

Per capire perchè abbiamo paura di fallire, dobbiamo fare un passo indietro e introdurre un altro concetto, la Loss Aversion o Avversione alla perdita.

La Loss Aversion

Un altro meccanismo che deriva dai nostri istinti primordiali è quello dellaLoss Aversion, o Avversione alla Perdita.

Cosa è la Loss Aversion? E' il meccanismo secondo cui le persone vedono le potenziali perdite e guadagni: davanti a una perdita e un guadagno di uguale entità, la perdita sarà percepita sempre in modo molto peggiore.

Evitare una perdita, secondo il nostro cervello, è molto più importante di un possibile guadagno.

Questo meccanismo deriva dall'età della pietra, in cui un fallimento poteva portare a restare senza cibo per lungo tempo o, ancora peggio, alla morte. Per questo il nostro cervello ha sviluppato un'avversione verso tutte le azioni che potrebbero avere un risvolto negativo.

Nel mondo di oggi, però, le perdite che potremmo subire non sono più così catastrofiche, nella maggior parte dei casi: tuttavia, non ce ne rendiamo conto, proprio a causa di questa abitudine sviluppata dal nostro cervello.

Pensa a tutte le persone che, quando si parla di investire, dicono: "Troppo rischioso, non voglio perdere tutti i miei risparmi. Un mio amico una volta...".

Non pensano neanche al possibile guadagno (che certe volte è anche maggiore della possibile perdita) e non hanno neanche l'idea di informarsi a riguardo, capire quali siano veramente i rischi che correrebbero.

C'è la possibilità diperdere qualcosa? Allora meglio evitare, anche se questo implica perdere dei potenziali profitti.

La Loss Aversion è molto presente nelle nostre vite, soprattutto quando si parla di finanza personale e di spendere soldi. Moltissime persone non vogliono rischiare assolutamente di perdere i propri risparmi, e voglionoinvestire a rischio zero, anche se spesso questo non è possibile.

Spesso, a causa di questa paura, finiscono per investire in strumenti che sì, sono poco rischiosi, ma hanno dei rendimenti insignificanti. Un esempio perfetto sono iconti deposito.

Loss Aversion e Paura di Fallire

La Loss aversion è un altro dei motivi per cui tendiamo a rimandare i nostri compiti e prende la forma della paura di fallire. Se ciò che dovremmo fare ci sembra troppo difficile e non pensiamo di essere all'altezza, allora proveremo di tutto pur di non farlo. La possibile perdita (di tempo, energie, denaro, prestigio) supera di gran lunga il possibile guadagno.

Nella realtà dei fatti, quella che noi vediamo come una possibile perdita catastrofica è trascurabile se la confrontiamo con il guadagno che potremmo ricevere. Ma come già detto, la avversione alla perdita ci influenza in modo negativo.

Il giudizio degli altri

Abbiamo tutti paura del giudizio altrui, e il timore di un giudizio negativo è uno dei motivi più comuni per cui si finisce a non fare qualcosa.

Questa paura, a mio avviso, è data anche in parte dal nostro pensiero di essere costantemente osservati e giudicati dalle altre persone, cosa per niente vera. Molto spesso, agli altri non interessa minimamente quello che fate, tantomeno se qualcosa non vi riesce o fallite: anzi, molte persone la vedono in maniera positiva, perchè vuol dire che vi siete messi in gioco.

Essere perfezionisti

Come ultimo, un problema che io conosco molto bene e di cui ancora sto cercando di liberarmi: essere perfezionisti, molto spesso, significa procrastinare.

Quante volte stavate lavorando a qualcosa e per voi non era mai pronto, perché per esserlo doveva essere perfetto? Questo è un errore enorme, soprattutto se si sta creando un prodotto per una startup o un progetto di qualsiasi tipo.

Dovete togliervi dalla testa l'idea che il vostro prodotto debba essere perfetto prima di essere pronto: la strategia migliore (testata ripetutamente) è creare un qualcosa di più semplice possibile e poi migliorarlo nel tempo. Facebook, all'uscita, non era perfetto né esteticamente bello, così come le prime versioni di Windows e qualsiasi altra cosa che adesso vi sembra perfetta.

Riassumendo...

Questi sono forse i motivi più comuni per cui noi procrastiniamo e anche quelli in cui io più mi riconosco, ma ognuno di voi dovrebbe guardarsi dentro e capire il motivo per cui non riesce a smettere di rinviare.

Hai paura di fallire? Ti manca la motivazione? Pensi che quello che andrai a fare non servirà a niente? Hai paura del giudizio altrui? Solo tu puoi rispondere a questa domanda.

Ma adesso, andiamo a vedere uno strumento che ha aiutato me in primis a ridurre drasticamente la mia tendenza a procrastinare e mi ha permesso di essere produttivo come vorrei, nella maggior parte dei casi: l'Emergent Task Planner.

Emergent Task Planner: la soluzione per essere 5x produttivi, in 5 minuti

Come ho trovato questo metodo

Probabilmente non ne avete mai sentito parlare: neanche io, fino a qualche mese fa.

Sono venuto a conoscenza di questo fantastico strumento grazie a un libro, The Personal MBA, che vi consiglio caldamente. Una sezione del libro è dedicata al migliorare se stessi e la propria produttività, e fra le varie tecniche che Josh Kaufman consiglia, c'è anche l'Emergent Task Planner.

Questo strumento, personalmente, mi è stato di grande aiuto: fino a poco tempo fa non riuscivo mai a fare quello che mi prefissavo di fare, finivo sempre procrastinare fino all'ultimo e questo mi faceva sentire molto demotivato, creando un circolo vizioso.

Da quando uso questo foglio, riesco ad essere molto più produttivo, sia nello studio che nel gestire le mie passioni (la palestra, il leggere, questo blog), e soprattutto organizzato, riuscendo a raggiungere tutti gli obiettivi che mi prefisso per la fine della giornata.

Sembra molto che io ti voglia vendere qualcosa, ma in realtà io non prendo un centesimo se scarichi l'EMT, e tantomeno conosco David Seah, il suo inventore; tutto quello che ti racconto è frutto della mia esperienza personale.

Cosa è l'Emergent Task Planner?

E' un foglio, di cui vi lascio il download qui, che apparentemente sembra molto difficile da utilizzare: non è assolutamente così e adesso ti andrò a spiegare come si usa.

Il link che ho lasciato qua sopra ti rimanda alla pagina principale, da cui puoi scegliere i vari formati di ETP (Emergent Task Planner): A4, A5, in bianco e nero o a colori, eccettera.

Se invece ti interessa solo la versione A4 (per i fogli comuni da stampante), a colori, ti lascio qui il link diretto.

L'Emergent Task Planner, in poche parole, serve per organizzare tutto quello che hai da fare durante una giornata, in ordine di importanza.

Hai spazio a disposizione per inserire 9 Task che devi compiere, con il tempo richiesto abbinato ad ognuna.

In particolare, ti consiglio di scegliere 3 Task principali, le più complesse e che richiedono più dedizione, per ogni giornata. Le altre 6, invece, dovrebbero essere mansioni di minore importanza e difficoltà.

Perché 3? E' stato studiato che riusciamo a completare 3 compiti impegnativi al giorno, prima che la qualità del lavoro inizi a diminuire. Inoltre, non sommergerti di lavoro da fare, perchè altrimenti non riuscirai a completare tutto e ti scoraggerai. Ricorda che sei umani, e anche tu hai bisogno di un minimo di pausa durante la giornata.

Ti consiglio di compilare l'EMT appena sveglio: mentre fai colazione, pensa a quello che vuoi fare oggi e poi appena hai finito inizia a scriverlo; almeno, questo è quello che faccio io. Un altro modo può essere decidere che cosa fare la sera prima, così da svegliarsi già pronti per iniziare la giornata. La scelta è tua, prova vari metodi e scegli quello con cui ti trovi meglio!

Come usare l'Emergent Task Planner

Se sai bene l'inglese, ti lascio anche la guida in PDF, scritta da David Seah, inventore di questo strumento. Se, invece, vuoi leggere qua la spiegazione di come si usa, te lo spiego a punti:

1. All'inizio della giornata, inserisci la data di oggi nello spazio in alto a sinistra, e inserisci le varie ore negli spazi subito sotto: ad esempio, se inizi la giornata alle 8, inizia dal numero 8 e poi continua con 9, 10 e così via. Alcuni spazi per le ore sono arancioni: in teoria questi sono gli spazi in cui ti puoi prendere una pausa, ad esempio per mangiare e così via. Tuttavia, io non li uso solitamente perchè le ore di "pausa" non coincidono mai con quelle segnate sul foglio.

2. Scrivi

   nella parte destra le task che vuoi completare durante la giornata: come ti ho spiegato, 3 task principali e poi fino a 6 task minori, così da riuscire a fare tutto in modo completo

3. Accanto ad ogni task, segna quanto tempo pensi di metterci, segnandolo con una barra verticale. A destra delle sbarre c'è anche uno spazio, per inserire il numero di minuti, in modo da avere una visione più completa di quello che devi fare e del tempo che ci impiegherai

4. Decidi quando fare ogni Task: accanto a dove hai segnato tutte le ore, colora i quadratini di tempo in cui sarai impegnato, e scrivi accanto il numero della task su cui lavorerai; ogni quadratino indica 15 minuti

5. Se durante la giornata hai delle cose da appuntare, usa lo spazio in basso a destra, anche se personalmente preferisco tenere le mie note sul telefono

6. Inizia la tua giornata, seguendo la programmazione che hai appena creato!

7. Consiglio: quando completi una task, smarcala, tirandoci una sbarra con la penna o

   evidenziandola (io faccio così): ti servirà a darti una piccola "ricompensa" e a tenerti motivato!

Di seguito, ti lascio un esempio di come ho impostato una delle mie giornate tipo:

A chi può essere utile l'Emergent Task Planner?

L'emergent Task Planner è perfetto se sei un:

• Studente: per organizzare i tuoi impegni scolastici, le lezioni e i compiti, senza rimanere indietro

• Freelancer: per gestire al meglio il lavoro che hai da fare per i tuoi clienti e non rimanere indietro su nessun progetto

• Imprenditore: per organizzare i meeting e gli impegni della tua giornata e non dimenticarti nessun impegno

• Persona che vuole iniziare una nuova abitudine: usare l'Emergent Task Planner è un metodo perfetto per iniziare nuove abitudini, ad esempio andare in palestra, seguire una dieta, andare a correre. Il primo periodo è sempre più difficile, ma pianificando sempre quando andrai a fare cosa riuscirai a mantenere le tue abitudini molto più facilmente.

Conclusione

Spero che questo nuovo strumento ti aiuti a migliorare la vostra produttività e a smettere di procrastinare almeno quanto ha aiutato me.

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