Produttività: la guida definitiva

Introduzione

Pensa velocemente alle situazioni in cui ti ritrovi più spesso che ti portano a perdere tempo.

• Studi, ma non riesci a concentrarti.

• Inizi un progetto, ma qualche giorno dopo decidi che non ti interessa più.

• Non hai obiettivi chiari.

• Provi un nuovo tool, ma dopo 1 settimana lo abbandoni.

• Procrastini, quando invece dovresti agire.

Probabilmente, queste sono le situazioni più frequenti di fronte a cui ti ritrovi.

E’ successo a tutti, anche a me, fino a che non ho creato un metodo che ha svoltato la mia produttività, il Framework 3M: Macro, Medio e Micro - Termine.

Grazie a queste tecniche, sono riuscito a:

• Svoltare la mia produttività

• Essere costante nei miei impegni

• Avere più determinazione nei miei progetti

• Andare sempre a dormire consapevole di essere più vicino all’obiettivo.

In questo articolo, ti spiegherò per filo e per segno in che modo puoi applicare questo metodo per migliorare drasticamente la tua produttività, tutto nel giro di circa 2 mesi.

Il 3M Framework si divide in 3 step:

1. Stabilisci la tua direzione (macro termine)

2. Definisci le prossime mosse | analizza e scomponi i tuoi obiettivi (medio termine)

3. Agisci (micro termine)

Se non sei sicuro di riuscire a farcela, tranquillo! Ho preparato per te una checklist, che ti aiuterà a pianificare i tuoi vari obiettivi e ad imparare questi metodi: scaricala ora!

1) Stabilisci la tua Direzione (Macro Termine)

Senza direzione, perdi il senso di quello che fai.

Quando procrastini o non agisci, è quasi sempre perché non hai ben chiara la tua direzione.

Stabilire la tua direzione è fondamentale, ed è proprio l’obiettivo di questo step.

Ma come fare ad avere una direzione chiara?

1. Scrivi i tuoi obiettivi annuali.

2. Capisci che cosa devi fare per avvicinartici nei prossimi 3 mesi.

Lista degli Obiettivi Annuali

Ogni anno, fai una lista degli obiettivi che vuoi ottenere nel prossimo anno. Può essere una mappa mentale (come vedremo dopo), oppure una semplice lista. Su questo ti lascio campo libero.

Se non hai obiettivi a lungo termine, ho scritto un articolo dove ti spiego come capire i tuoi obiettivi a lungo termine, vallo a leggere. In sintesi:

• Prendi le macro-aree della tua vita

• Chiediti: cosa mi piacerebbe avere ottenuto tra 5 anni?

• La tua risposta sono i tuoi obiettivi a lungo termine

  • Suggerimento: questi obiettivi devono essere ambiziosi, ma allo stesso tempo raggiungibili. Una via di mezzo.

Mappa mentale per le azioni da fare nei prossimi 3 mesi

Ogni quarter (3 mesi), fai una mappa mentale per programmare i tuoi obiettivi.

N.B: Dato che è molto più semplice farlo che spiegare, questo è il link ad una delle mie mappe mentali, create con Miro, dacci un’occhiata mentre segui la spiegazione e ti sarà tutto più chiaro

Se non sai come si fa una mappa mentale di programmazione, ho scritto un articolo a riguardo; in ogni modo questa è la spiegazione veloce:

• Al centro, scrivi la data e il Quarter di riferimento

• Nei primi rami, scrivi i ruoli / le macro-aree della tua vita: puoi prendere ispirazione da me oppure usare le tue

• Nei secondi rami, scrivi i risultati (SMART) che vuoi ottenere

• Nei terzi rami, scrivi delle azioni da intraprendere per raggiungere quel risultato. Non devono essere super-specifiche, dopo andremo più in profondità

L’importanza di avere degli obiettivi SMART

Nota Bene: per questo come per gli altri punti, devi stabilire degli Obiettivi SMART: se non sai cosa sono, ti invito a leggere l’articolo di Small Biz Ahead sugli SMART Goals.

Lo so, lo dicono tutti, ma un motivo ci sarà: gli SMART goals sono fondamentali per aumentare la tua produttività.

Ecco la tua direzione

Adesso hai una direzione!

Ogni volta che ti renderai conto che stai evitando una task, ripensa a questi obiettivi e chiediti:

• DOVE voglio arrivare?

• COSA mi fa ottenere questa azione rispetto al mio obiettivo?

Se ti rendi conto che questa azione non ti aiuta affatto a raggiungere il tuo obiettivo, probabilmente dovresti ignorarla.

Se invece ti avvicina a dove vuoi arrivare, allora sarai ancora più motivato a farla

2) Definisci le Prossime mosse (Medio Termine)

Ora che hai una direzione, puoi pensare alle prossime mosse da fare per muoverti nella direzione giusta.

Come fai a definire le Azioni da fare per avvicinarti ai tuoi Macro Obiettivi?

• Scomponi i tuoi macro-obiettivi in step e ogni mese ne completi una parte

• Ogni 2 settimane, fai un check di come sta andando, per mantenere la tua direzione

Pianificazione Mensile

Per la pianificazione mensile, ti consiglio di utilizzare il Quadrato di Covey.

Nel quadrato, inserisci delle azioni che siano legate ai tuoi macro-obiettivi, che completerai entro la fine del mese.

Se non sai cosa è e come si compila (è velocissimo), ti invito a leggere questo articolo in cui Danea spiega cosa è e come usare il quadrato di Covey

Una volta compilato, ecco cosa dovrai fare:

1. Gestire i tuoi cicli aperti/crisi

   • O le affronti subito

   • O le abbandoni definitivamente e non ci pensi più

2. Definire le priorità per ogni azione: per farlo, puoi farti due semplici domande:

   • Se non faccio quella cosa, che succede?

   • Che vantaggi mi permette di avere questa azione tra 10 anni? (Favorisci le azioni che ti fanno crescere nel lungo termine rispetto al breve termine)

3. Inserisci tutte le task nel tuo calendario, in base alla priorità (prima di tutto le crisi)

Check ogni 2 settimane

Ogni 2 settimane, fai una mappa mentale di check per controllare come stai andando.

Un po’ come la mappa mentale che fai ogni quarter, ma stavolta avrà solo due rami e analizzerai quello che hai fatto nelle scorse due settimane.

Ho scritto un articolo a riguardo, ma qui in sintesi come fare:

• Al centro, scrivi la data

• Nei primi rami, inserisci le tue varie macro-aree

• Nei secondi rami, inserisci le azioni che hai fatto in queste due settimane, positive e negative. Non farlo di fretta, pensa approfonditamente alle azioni che hai fatto, soprattuto a quelle negative (è molto più facile pensare a quelle positive

Ecco un esempio di mappa mentale di check, nel caso ti servisse un esempio pratico!

A cosa serve?

Se non stai andando bene, il mettersi davanti a tutte le cazzate che hai fatto nelle scorse due settimane è una bella batosta, te lo assicuro, e ti rimetterà in riga.

Inoltre, ti accorgerai se ci sono delle aree che hai ignorato, o se hai degli obiettivi troppo vaghi / semplici, che devi modificare.

3) Agisci (Micro Termine)

Questo è probabilmente lo step più importante.

Hai programmato, ma ora devi fare quello che realmente conta: agire.

Per pianificare sul breve termine, due cose sono fondamentali:

• Accessibilità: le cose che devi fare devono essere sempre davanti a te, devi vederle il più possibile in modo da non “dimenticartene”

• Semplicità: questo step è quello che ripeterai più spesso, quindi deve essere veloce

Secondo me, il modo perfetto per avere accessibilità e semplicità è un agenda tascabile in cui fare Journaling.

Fra tutti gli strumenti che ho adottato ultimamente, tenere in diario è stata forse la scelta più impattante di tutte.

Ho provato strumenti come Notion e Todoist per pianificare la giornata, ma il diario mi ha conquistato per tre motivi:

1. Per aggiungere o modificare le task ci vogliono 30 secondi

2. E’ sempre accanto a me e in un attimo posso dare una sbirciata a quello che mi manca da fare oggi (non devo stare ad aprire il computer o un app, cose che mi distrarrebbero da quello che sto facendo)

3. Spuntare le task una volta completate è molto più soddisfacente

Se non sai come tenere un diario, ti consiglio il metodo del Bullet Journal: è un modo fighissimo per tenere un diario, di cui ho parlato in questo articolo

Nell’Agenda scriverai:

• Una lista delle task fondamentali da fare ogni settimana

• Le tue task giornaliere

Lista delle Task della settimana

Ogni settimana, possibilmente la domenica, pianificherai circa 7 Task Fondamentali che devi fare la prossima settimana.

Perchè 7? Non scegliere troppe task, altrimenti non riuscirai a fare tutto quello di abituale che devi fare durante le tue giornate (andare a scuola, lavorare, fare sport…). Scegliendo circa 7 task avrai una task da fare ogni giorno.

Qualche consiglio per quando pianifichi la settimana:

• Usa il Time Blocking: se possibile, pianifica il giorno in cui farai quel mini-obiettivo e usa la tecnica del time blocking per riservare già da prima del tempo per farlo. Ho parlato di questa tecnica utilissima in un mio articolo.

• Scegli Task Specifiche: focalizzati sul risultato, non tanto sull’azione.

  • Esempio: ‘Pubblica un articolo su The Daily Bond entro Domenica’, non ‘Mettiti a scrivere un articolo su The Daily Bond’

• Usa il Task Batching: è la tecnica di associare varie task simili, in modo da ridurre la frizione. Ne ho parlato approfonditamente in questo articolo

Task Giornaliere

Ogni giorno, mentre fai colazione (o ancora meglio la sera prima) scrivi nella giornata di oggi ciò che andrai a fare, i tuoi appuntamenti e le azioni che devi fare.

Fra le varie task che scriverai, inseriscine tassativamente una dalle task settimanali, che sarà la Highlight Task: é quella che devi assolutamente completare oggi.

Qualche consiglio per non rimanere indietro con le task durante il giorno:

• Eat the Frog: se c’è un’azione che trovi molto difficile o che è nella tua lista da tempo, falla come prima cosa. In questo modo non avrai possibilità di scappare

• Time blocking e task batching: come per le task settimanali

Punto Extra: Gli errori più Comuni da evitare

Non essere graduale

Sì, il framework 3M è fantastico e neanche troppo time-consuming.

Ma passare da 0 a 100 non è mai una buona idea, quando si vuole iniziare una nuova abitudine.

Come dice J. Clear nel suo libro, le prime volte le tue abitudini devono impiegarti al massimo 2 minuti del tuo tempo.

Magari, all’inizio, sarai gasatissimo e riuscirai a fare tutto, ma ti serve qualcosa di sostenibile nel lungo periodo.

Proprio per questo, propongo di iniziare con un mini-framework, per poi gradualmente passare a quello completo:

• 0 - 2a Settimana

  • Solo diario giornaliero con gli obiettivi. Prendi confidenza con lo scrivere su un diario ogni giorno e scegliere una Highlight Task.

• 2a - 4a settimana

  • Ogni settimana scrivi la lista dei 7 obiettivi della settimana, facendo attenzione che siano SMART e Outcome-Centered

  • Ogni giorno, compila il tuo diario

• 4a - 8a settimana

  • All’inizio della 4a settimana (un mese dall’inizio) fai il primo Quadrato di Covey

  • Ogni settimana fai la lista degli obiettivi settimali

  • Ogni giorno segni le task giornaliere sul tuo diario

  • A fine mese, fai un check di come sei andato, guardando semplicemente quanti obiettivi hai completato e quanti no, oppure facendo una mappa mentale di check.

• 8a settimana in poi

  • Inizia a passare al framework completo

  • Occupati degli obiettivi del quarter (e annuali)

  • Fai il check ogni 2 settimane al posto che mensilmente

Ricorda, l’importante è che tu non lo veda come un lavoro: non passare allo step successivo finché quello corrente non è diventato ormai un’abitudine, qualcosa che fai senza neanche pensarci.

Se ricordarti di tutti questi step ti sembra un casino, ho una buona notizia!

Ti ho preparato una Checklist di tutte le cose da fare per le prime 8 settimane, in modo che tu debba solo pensare ad agire!

Non avere Accountability

Accountability significa avere qualcuno a cui dire il progresso (o non) che hai fatto.

Un po’ quando vai in palestra con un amico, e vi motivate a vicenda.

Qui, vale lo stesso ragionamento.

Trova qualcuno con cui confrontarti per mantenere la costanza

• Posta su Reddit

• Tweetta le tue task giornaliere.

• Racconta il 3M framework ad un amico.

• Spiega a tua madre perchè hai iniziato a tenere un diario.

Non me ne frega niente di dove condividi il tuo percorso, ma fallo. Ti aiuterà un sacco.

Puoi anche unirti alla Newsletter, dove condividerò con te settimanalmente la mia lista di task e dove potrai condividerla anche tu su un file condiviso: in questo modo saremo tutti motivati a completare i nostri obiettivi, e a farlo sapere agli altri alla fine della settimana!

Procrastinare

Inevitabilmente, prima o poi procrastinerai.

Procrastinerai i tuoi obiettivi giornalieri, il planning settimanale e mensile.

La prima cosa da fare è prendere atto che stai procrastinando.

Guarda la task che devi fare, e chiediti: Perché sto procrastinando su questa azione?

La maggior parte delle volte, la risposta sarà legata alla paura di non farcela.

Per vincere, devi imparare a dire no alla procrastinazione.

Ci sono vari metodi per combatterla, che ho già citato sopra:

• Eat the frog

• Time Blocking

• La Highlight Task

• Scomporre l’obiettivo in step più piccoli

• Ricordare la tua direzione

• Chiederti: Se faccio questa azione, che vantaggi potrei avere tra 5 anni?

Sfruttali, usali a tuo vantaggio e impara quale è più efficace su di te.

Ritardare ad Iniziare

La prima cosa che devi fare, ora, è iniziare.

Vai su Amazon e compra un diario (io uso questo diario della Moleskine, versatile e molto carino), e inizia a compilarlo giornalmente.

Poi, piano piano, per gradi, prosegui nel tuo percorso come ti ho spiegato prima.

La cosa fondamentale, però è cominciare: VAI!

Conclusione

In conclusione, il 3M Framework consiste in:

• Compilare i tuoi Obiettivi, Annuali e per Quarter, attraverso delle mappe mentali, in cui inserisci degli obiettivi SMART

• Usare i Quadrati di Covey mensilmente, per capire se ci sono delle crisi da risolvere e definire le tue priorità per il mese

• Fare dei Check ogni due settimane con le mappe mentali, per controllare che tu sia nella direzione giusta.

• Gestire le tue Task ogni settimana e ogni giorno, attraverso il Bullet Journal

Se deciderai di iniziare questo percorso, fammelo sapere e contattami! Se ti serve qualche consiglio, sarò più che felice di aiutarti

Ti ricordo che ho preparato una checklist con le azioni da fare per le prime 8 settimane, che puoi scaricare qui!

Se invece tu usi altri metodi per mantenerti sempre produttivo, sono curioso di saperli, quindi contattami lo stesso e ci possiamo confrontare! :)

Infine, se l’articolo ti è piaciuto, ti consiglio altri articoli simili che ho scritto su questo sito:

• Leggi l’articolo in cui ho parlato di come pianificare la tua giornata con l'Emergent Task Planner, per un metodo alternativo al Bullet Journal